Инструкция по описанию процесса

Нашла у себя в черновиках текст инструкции. Насколько помню, хотела расписать поподробнее.
Только сегодня прочитала: на мой взгляд и так все понятно. Хотя, возможно это просто профессиональная деформация и многолетний опыт.
Нужно для более массового использования детальнее расписывать, как думаете?

Вот сам текст инструкции:

Шаг 1. Определите или сформулируйте, зачем вам нужен процесс в принципе? Какой результат вы получаете от его выполнения?

Шаг 2. Определите ответственного за выполнение процесса.

Шаг 3. Определите вход. С чего начинается процесс? Какое событие или события его запускает?

Шаг 4. Определите, выход. Чем процесс заканчивается? При наступлении какого события вы поймете, что результат получен?
Шаг 5. Распишите по пунктам, что нужно сделать чтобы добраться от "входа" до "выхода". Это будут шаги процесса.
Важно понимать, что если шаг предполагает другого ответственного, какой-то отдельный результат, или дополнительные шаги, не связанные с самим процессам либо выполняющиеся отдельно, то скорее всего это отдельный процесс)

Шаг 6. Добавьте к каждому шагу - объекты, документы, системы, которые в нем используются и/или те, которые в результате шага появляются.

Шаг 7. Пересмотрите процесс самостоятельно на тему отсутствия "дыр" между шагами. Нашли дыры - устраните, добавьте шаги.

Шаг 8. Передайте процесс для изучения пользователю (можно не сильно опытному) для обратной связи - понятно ли, как делать. Не понятно - сделайте понятно.

Шаг 9. Внедряйте и используйте.

Можно применять в любой сфере деятельности.

Благодарю всех за участие в опросе.

Результаты опроса совпадают с субъективной оценкой.

Сейчас в том или ином виде на каждом проекте возникает задача прибыли и управленческого учёта.

В конце июля у Дениса умерла мама.
Остался папа. Он очень самостоятельный и адекватный человек. Однако все-таки возраст, здоровье уже не то. Одному жить уже сложно.
Плюс родители жили в Курске. Это сейчас еще и достаточно беспокойно и шумно.
Свекра забрали к себе в Москву. Первые дни говорил: как у вас непривычно и тихо.
Однако задач нам резко прибавилось.
Настя пошла в садик.
Открытые проекты. Новые проекты. Новые этапы текущих проектов.

На этом фоне по личным обстоятельствам уходит одна девочка из команды.
Не то, чтобы для нас это сюрприз, но и она, и мы надеялись, что ситуация рассосется...
Увы((
Жизнь, есть жизнь.

Поиск нового человека с трудом вписывается в текущий объем задач.
Предварительная гипотеза была на время раскидать задачи между собой и оставшейся командой.
Провели вчера внутренний созвон и к концу встречи планы поменяла. Иначе утонем. Сразу команде озвучила планы.
Будем не только брать человека вместо уходящей коллеги, но и сильнее расширяться.
Иначе никак.
Новые проекты на подходе и еще хотим. Интересно же)

Лето выдалось "веселое".
Каждый день добавляет новые вводные. Очень разные по последствиям. Увы, не всегда позитивные.
Планировать бывает очень сложно.
Живем буквально "с колес". Задач море и они порой совершенно разноплановые.

Как выруливаю?
С утра определяю для себя 3-6 критичных направления на сегодня.
По каждому пишу по одной задаче на прямо сейчас.
Например,
проект Р: дать ответы по инструкциям
проект С: проверить налоги и кредиты
продажи: подготовиться к встрече
и т.п.

Делаю. Вычеркиваю. Пишу новые.
В случае сильно меняющейся внешней среды и при отсутствии возможности долгосрочного планирования такой алгоритм помогает и продвигать проекты, и адаптироваться к изменениям.

"Зачем нам нужны процессы, внедрение? Купим программу, она сама все сделает." (с)

Частный случай: купим 1С, она проводки сама сделает, отчетность сформирует.
Что, мы не разберемся, что-ли?

Вопросы у покупающих программу возникают с момента покупки: а какую версию брать, а сколько пользователей?
Потом выясняется, что надо как-то устанавливать софт.
Дальше, что данные надо куда-то в систему вносить, а куда - не понятно. Вроде с внесение первички разобрались. Документы набили. Только отчеты все равно "кривые" получаются.
Начинается поиск программиста.
Написание "правильных" отчетов.
Море ручной работы и возвращение к Excel.

Потом совершенно случайно выясняется, что вообще-то вносить надо было по-другому.
Где-то необходимы дополнительные настройки хорошо бы сделать под процесс клиента. Где-то дополнительные стандартные операции/расчеты запустить.
Сделали.
Дальше начинаются чудеса. Все автоматически начинает формироваться ровно так, как надо. Резко сокращается объем ручной работы. Получаются нужные цифры в отчетах.

Гениальные программисты бывают. Шанс, что вам такой встретится, конечно, есть.
Однако любой софт разрабатывает и поддерживает обычно команда. Может лучше сразу "правильно систему приготовить", т.е. настроить и внедрить, а не "изобретать велосипед"?
А программистов уже использовать реально для улучшений и реализации уникальных вещей для вашего бизнеса?

Ой, а можно еще добавить?

Начался проект по выстраиванию и оптимизации процессов производства.
Вот буквально на днях уточняем у ключевого сотрудника снабжения, как закупают основные комплектующие, какие есть пожелания по изменениям.
В его голосе буквально сквозит: хочу, чтобы работало и дальше, как сейчас.
Да и сам процесс рассказывает, как простой и без особых наворотов.
Немного другую информацию получаем от смежных подразделений и руководителя.

Анализируем. Добавляем своего опыта. Строим схемы.

Презентуем клиенту новые процессы.

"Внезапно" выясняется, что оказывается пару важных моментов ключевой сотрудник упустил.
Кроме того, визуализация "как будет работать бизнес-процесс" ожидаемо запускает у всей проектной команды клиента совершенно невероятную и продуктивную генерацию идей.
И слышим
- а можно еще добавить?
- можно так сделать?
- давайте, вот здесь поменяем и т.п.

Что делать? Корректировать.

Меняем, добавляем,
Перестраиваем схемы.
Придумываем дополнительные решения для автоматизации.
Разбиваем и создаем новые процессы.

Зато потом у клиента внедрение проходит гладко и нет сопротивления, нет фраз: вот вы нам навязали процессы, так по шаблону работать не будем.

О налогах, автоматизации и учете.

Последние пару дней активно обсуждают предполагаемые изменения налогов и налоговых ставок.
Повторяться не буду.
Информация по плановым изменениям есть во всех новостных каналах.
По большей части изменения скорее в размере. Механизмы и процессы уже есть.

Однако введение НДС для бизнеса, применяющего УСН, меняет и существующие процессы.
Особенно если это ИП.
Речь идет только о тех, у кого выручка за год больше 60 млн. руб.
Т.е, если у ИП/ООО доход меньше или равен 5 млн. в месяц, то ничего не поменяется.

Если в целом за год получается больше хоть на 100 рублей, то привет НДС.
НДС - это отчетность в электронном виде, книги покупок и продаж и своевременное отражение покупок и продаж, и правильное оформление первички по НДС.
По сути возникает ведение учета, от которого ИП на УСН сейчас освобождены.

Так что, если вы работаете, как ИП и на следующий (2025) год планируете доход от 5 млн в месяц и выше, ставьте в планы ведение учета для целей НДС. Выбирайте систему. Думайте про бухгалтера.
Особенно, если сейчас применяете УСН и тем более, если "УСН доходы".
Детали изменений будут понятны в августе, после принятия изменений, а пока оцениваем, чем аукаются новые инициативы нашему бизнесу.

Новое. Неожиданное.

Помимо разнообразных интересных проектов в конце апреля - мае у нас немного вынужденно образовалось новое направление бизнеса.

Мы внезапно подключились к франшизе 1С Бухобслуживание.

Юридическую часть со своей стороны уже оформили. Теперь документы на регистрации в Роспатенте.
Сейчас находимся в процессе согласования бизнес-плана и тарифов.
Предварительно с начала июня будет возможность заключить договор на бухгалтерское обслуживание с компанией Мамонтов Консалтинг.

Перепрофилировать свою деятельность мы не планируем.
Это исключительно дополнительное направление.
Если вам интересно, пишите в комментариях либо в личку мне @olesya_mamontova

Идеи в бизнесе, учет и закон

Бизнес придумывает "гениальную" идею, проект, продукт
Команда, сотрудники идею реализуют технически: продвигают, продают, производят, упаковывают, обслуживают.
В управленке финансисты подсчитывают результат.
Вроде бы все выглядит красиво.
Понятное дело, что по ходу возникают какие-то вопросы, несостыковки.
Они решаемы.

В тени обычно остается учет и соблюдение закона.
Начинающие предприниматели вообще порой не сильно задумываются.
Необходимость учета, ее специфику не сильно продвигают.
Скучно же. Зачем?

Те, кто дольше работает, более осторожны.
Хотя всякое тоже встречается.

Только вот громкие дела прошлого и этого года - налоговые.
Они в итоге в учет упираются.
Учет же по сути корректное отражение существующих процессов.
Косяки ведут к штрафам, а нужно это?
У бизнеса и так много рисков, зачем еще добавлять?

Есть идея - супер!
Реализуйте!
Только оформите все верно и подстрахуйте себя же и свой бизнес.

Мы часто обращаем внимание в историях успеха бизнеса на основателя, его какие-то явные и видные действия.
Например, известный же факт - успешная компания "Лукойл".
Многие слышали про Вагита Алекперова. Только по моим ощущениям не все знают, что с 1993 по 2018 год в Лукойле был бессменный главный бухгалтер. Она и до сих пор в Правлении компании.
Уверена, не просто так.
Процессами и автоматизацией в Лукойле занимались плотно.
Знаю изнутри.
Работала там какое-то время.