Как сказать на аналитическом: «Я устал(а), не трогайте меня» и «Почему я должен это делать?!»?

План-факт расходы и диаграмма-шкала (Bullet chart)?****Сделаем Bullet chart — одну из лучших визуализаций для сравнения план-факт затрат.

◻️Выделяем таблицу, идем на вкладку «Вставка» ➡️ Гистограмма.

◻️С помощью кнопки «Изменить цвета» можем поменять цветовую гамму диаграммы.

◻️Кликаем правой кнопкой мыши на диаграмму, выбираем «Изменить тип диаграммы» ➡️ нажимаем Комбинированная ➡️ меняем настройки в выпадающих списках.

◻️Правой кнопкой мыши кликаем по диаграмме, выбираем «Формат ряда данных» ➡️ увеличиваем Боковой зазор ➡️ меняем цвет заливки для внутренних столбцов, чтобы их было видно.

◻️Выбираем линейный график, убираем галочку линии, добавляем Маркер ➡️ Встроенный маркер ➡️ Выбираем тип маркера ➡️ Указываем его размер ➡️ Устанавливаем яркий цвет заливки для маркера.

◻️Переходим к осям ➡️ правой кнопкой мыши кликаем на ось ➡️ Формат оси ➡️ вносим изменения в параметры.

?Excel-файл с шаблоном для практики прикрепила выше.
? Видеоурок здесь: https://youtube.com/shorts/fD5PSGCsBNY?si=P4CLjpRQAlrhOCZ0

Заменить все пустые ячейки в таблице и выделить их цветом✔️****

Если в вашем файле есть пустые ячейки, не корректируете их вручную, рассказываю про быстрый способ.

?Excel-файл прикреплен, можете скачать для практики.
? Видеоурок здесь: https://youtube.com/shorts/L5-cUShwwHU?si=QOMWioi4MFdyVtxQ

◽️Нажимаем Ctrl + А для выделения всей таблицы.
Нажимаем F5, в открывшемся окне выбираем кнопку «Выделить» -> «Пустые ячейки» -> Ок.
У нас выделились все пустые ячейки в выбранной таблице.

◽️Теперь укажем в строке формул текст, который хотим видеть во всех пустых ячейках таблицы и нажмем кнопку заливки для выделения этих ячеек цветом.
Готово!

Аналитический язык — как сказать на аналитическом: «У меня выгорание» и «Вообще-то у нас нет на это бюджета»⬆️?

Простой и быстрый способ суммирования данных с нескольких однотипных листов⚡️****

Я часто пользуюсь этим приемом для формирования годовой бюджетной таблицы с расходами и доходами.

Посмотрите на пример на картинке выше. Я хочу отобразить на листе Summary в ячейке В3 итоговую сумму дохода с января по ноябрь или по декабрь за год.

На каждом листе в ячейке В3 у меня посчитан доход за текущий месяц.
Конечно, я могу рассчитать итоговую сумму, выбрав В3 на каждом листе 11 раз.

Но я знаю способ интереснее?
Для этого в ячейку В3 на листе Summary ввожу формулу СУММ(SUM) и указываю в аргументе через двоеточие названия первого и последнего листов.

=СУММ(Январь:Ноябрь!В3) — для суммирования данных с января по ноябрь или

=СУММ(Январь:Декабрь!В3) — для суммирования данных с января по декабрь за весь год.

Готово! Формула просуммировала все ячейки В3 на всех листах?

Этим способом можно находить не только сумму, но и среднее значение, количество и прочие итоговые расчеты.

☝?Кстати, в моих отчетах часто есть лист Summary или Total, где отображаются суммированные и итоговые данные со всех листов и отчетов файла.
Данные для этого отчета подтягиваются на итоговую вкладку формулами, а не значениями. Это убирает вероятность ручных ошибок и помогает мне быстро обновлять данные в моем консолидированном отчете.

Также на таких итоговых листах я часто делаю диаграммы и дашборды с отображением ключевых показателей отчета?

Попробуйте!

Есть у моих коллег такой рабочий файл с годовым бюджетом, который грузится несколько минут перед тем, как откроется? из-за большого количества формул, вкладок, сводных таблиц, условных форматов и пр. Он много весит, тормозит и медленно работает, жуть.

Какие есть варианты уменьшения размера документа и ускорения его работы?

5 рабочих способов:
*1️⃣Уменьшим размер диапазона на листе.*
Самая частая проблема увеличения размера файла и его торможения - это большой диапазон данных, который, возможно, вами даже и не используется.
Нажмите сочетание клавиш «Ctrl+End», и вы попадете на последнюю ячейку, которую использует Excel. Если она явно за пределами ваших данных, то лишние строки и столбцы можно удалить.

Для этого:
✔️Встаем на пустую ячейку ниже вашей таблицы и нажимаем «Ctrl+Shift+End».
Excel выделит все лишние строки. Удаляем эти строки «Ctrl+знак минус».
✔️То же самое повторяем и для столбцов. Сохраняем документ.

*2️⃣ Проверим наличие лишних объектов.*

Когда вы копируете данные их разных программ, вместе с нужными данными копируются объекты (фигуры, картинки).

✔️Проверить наличие лишних объектов можно так: нажимаем кнопку "Найти и выделить», далее "Область выделения». Вы увидите список всех фигур и картинок.
✔️Для удаления всех объектов нажимаем на пункт "Выделить группу ячеек" и выбираем «Объекты».

*3️⃣Не увлекаться условным форматированием.*

Я очень положительно отношусь к условному форматированию, часто использую в своих отчетах для наглядности и акцента на важные цифры.

Но не стоит заниматься слишком сильным «украшательством» ячеек. Т.к. излишнее УФ и формулы в нем, которые часто пересчитываются, негативно влияют на скорость работы файла. Поэтому смело удаляем все лишние условные форматы.

✔️Для просмотра всех правил УФ на листе и их удаления нажимаем на вкладке "Главная" кнопку "Условное форматирование" далее "Управление правилами».
✔️Выбираем весь лист, отмечаем лишнее правило и удаляем его.

*4️⃣В файле много сводных таблиц? Уменьшим их размер.*
Неплохой вариант для уменьшения размера файла - отключить в нем хранение данных для сводных таблиц.

✔️Для отключения встаем на любую ячейку сводной таблицы, правой копкой мыши выбираем «Параметры сводной таблицы» и на вкладке «Данные» снимаем галочку с пункта «Сохранять исходные данные вместе с файлом».

*5️⃣Файл тормозит из-за формул.*
Если много формул в вашем отчете, и он ужасно тормозит и даже зависает, когда все эти формулы постоянно пересчитываются, то имеет смысл отключить автоматический расчет формул.

✔️Для отключения на вкладке «Формулы» нажимаем «Параметры вычислений» и выбираем пункт «Вручную».
Для обновления вручную необходимо будем нажимать кнопку F9.

✔️А некоторые лишние формулы, если это возможно, стоит и вовсе заменить на значения, что сразу уменьшит размер всего файла.

Эти 5 способов помогут вам решить проблему с размером файла и с его торможением.

✅Но имейте в виду, что если в вашем отчете много диаграмм, условного форматирования, сложных сводных таблиц и формул, то после этих операций ваш документ все равно может много весить и медленно работать.
В этом случае имеет смысл подумать над оптимизацией и упрощением вашего рабочего файла⤵️****