Кстати, в Simplawyer One такое невозможно

#SimplawyerOne

Как юристы Газпром нефти внедряют изменения

Есть рынок лигал-дизайна, а есть рынок конференций о лигал-дизайне. (И чаще всего они не пересекаются.) Пока на конференциях все обсуждают, что такое лигал-дизайн и нужен ли он кому-то, прогрессивные юридические команды реализовывают гигантские проекты, делают эффективные документы и переосмысляют привычные подходы к работе.

Взяли интервью у Павла Тимофеева — бизнес-партнёра блока экономики и финансов в Газпромнефть Экспертные решения. В Газпром нефти Павел курирует крупнейшие проекты по реинжинирингу документооборота, внедряет лигал-дизайн среди коллег и определяет принципы интерфейса документов и софта.

Павел рассказал, как юристы Газпром нефти трансформируют юридическую функцию, как внедряют новые документы и почему такие изменения у юристов нравятся бизнесу. Интервью будет особенно полезно почитать юрдепартаментам, которые всё ещё сомневаются, пора ли начинать меняться, — должно вдохновить на смелость.

Читайте интервью и делитесь с коллегами.

#SimplawyerTrends

Telegraph

Как юристы Газпром нефти внедряют изменения | Интервью с Павлом Тимофеевым

Каким был ваш путь в профессии? Уже после первого курса университета я начал работать по профессии в некоммерческой организации. Затем были позиции от юрисконсульта до руководителя юрдепартамента в коммерческих компаниях в разных сферах бизнеса. В 2007 я…

Как с первого раза выбрать хороший софт

Сняли короткое видео о выборе софта для юрдепартамента. Знаем, что много для кого это настоящая боль — непонятно, с чего начинать, как не впасть в синдром фичемании, как убедиться, что в итоге выбрали хорошее решение.

В видео как раз рассказали про правильный подход к покупке, который сэкономил кучу времени, денег и нервов многим юридическим командам. Метод работает для выбора любого софта — от CLM и трекеров задач до баз знаний и облачных хранилищ.

https://youtu.be/d4lUxMYqgdM

Расскажите в комментах про свой опыт покупки — на что ориентировались при выборе, были ли ошибки, как работали с ними.

#SimplawyerLegalOps

Памятка по лигал-дизайну 3.0
У нас есть полезнейшая памятка по типографике, вёрстке и тексту в юридических документах, которая стала настоящим хитом. Грамотные люди рассказывают, что печатают её и вешают над рабочим столом, чтобы важное всегда было перед глазами.

Памятку время от времени дополняем. Сегодня наконец делимся версией 3.0.

Скачивайте, отправляйте её коллегам и делайте свои документы качественнее.

#НастоящийЛигалДизайн

Библиотеки формулировок вместо забетонированных шаблонов

World Commerce & Contracting опубликовали бенчмарк по эффективности договорной работы. Сравнивали, как оптимизация и автоматизация документов и процессов за 10 лет поменяли ситуацию на рынке.

Отдельная тема в бенчмарке — баланс между стандартизацией договоров и гибкостью на переговорах. Проблема в том, что стороны ведут переговоры на основе забетонированных шаблонов. В итоге почти каждое отклонение от стандартных условий уходит на бесконечные круги внутренних согласований.

В бенчмарке совсем кратко упомянули возможное решение проблемы — переход от забетонированных шаблонов к библиотекам формулировок. Там написано, что этот подход пока что осваивают только самые прогрессивные команды. Мы думаем, это решение, к которому нужно присмотреться всем командам по инновациям.

Библиотеки формулировок — классный инструмент стандартизации. Если его правильно настроить и внедрить, то работа с правками контрагента превратится из долгого процесса в пару кликов. Клик 1: найти в системе формулировку. Клик 2: вставить формулировку. В идеальной ситуации бизнес сможет вести переговоры по стандартным договорам без участия юристов.

2 основных юзкейса библиотек формулировок:

? инициаторы договора при подготовке первого драфта или уже на переговорах сами настраивают нужную «температуру» условия — от самого жёсткого до самого мягкого. Например, разные условия конфиденциальности для простых договоров и для договоров, по которым передают чувствительную информацию

? юристы используют библиотеки, чтобы из готовых блоков текста создавать договоры для нестандартных сделок. Это серьёзно ускоряет подготовку, потому что не нужно каждый раз начинать с чистого листа или бегать по папкам в поисках похожего договора, который делали много лет назад. Ещё один плюс — унифицированное и последовательное регулирование даже по нестандартным договорам.

Если вы хотите стандартизировать переговоры и усилить свои шаблоны функциональной библиотекой формулировок, пишите на [email protected] — расскажем, как можем помочь с разработкой и внедрением.

#SimplawyerLegalOps

Агрессивное (регрессивное) меньшинство

При внедрении изменений всегда находится один человек, который будет подбивать новое решение под потребности, которые есть только у него одного, или под ситуации, которые случаются максимум два раза в год. Иногда с такими персонажами проще не спорить и исполнить их хотелки — если нет ущерба остальному. Но бывает, что из-за таких запросов страдает качество всего проекта, тормозится внедрение или решение становится дороже.

Главный принцип работы с такими запросами: всегда выбирать решения, которые работают хорошо в 99% случаев (хоть и не нравятся одному проценту) и отказываться от решений, которые работают средненько и хуже в 99% случаев, даже если решают тот самый 1% задач.

Компромиссы в такой ситуации чаще всего оказываются источником уродства и приносят вред всей команде. Получается, что развернули целый проект и потратили кучу денег, чтобы в итоге были счастливы 1–2 человека и осталась недовольна остальная часть компании.

По нашему опыту, люди, которым в начале чего-то не хватало, в итоге тоже остаются довольны и успешно адаптируют новый инструмент под себя. Часто вообще выясняется, что они боролись за то, что никому вообще не нужно.

Сталкивались ли вы с ситуациями, когда один запрос под редкие кейсы портит общий результат? Как решали проблему?

#SimplawyerLegalOps

Мотивация контрагента не через страх
Ещё пара мыслей вдогонку к прошлому посту.

На всякий случай: от штрафов не предлагаем отказаться, но в арсенале юристов точно должно быть больше инструментов мотивации — не только репрессии.

Сейчас почти все договоры выглядят как инструкция «Как мы защищаемся друг от друга». А по-хорошему должно быть «Как мы вместе решаем общую задачу».

Иногда эффективнее добиваться цели договора не через страх контрагента потерять деньги или клиента, а через подталкивание контрагента к правильным решениям и модели сотрудничества, которая не рассыпается, если кто-то что-то сделал не так. Делать это можно как на уровне регулирования, так и на уровне дизайна договора и подходов к контролю обязательств.

Например:

? поощрять желательное поведение. Например, уменьшать отсрочку платежа, если контрагент делает всё вовремя и качественно;
? на уровне регулирования закладывать презумпции. Например, если сторона сомневается, является ли информация конфиденциальной, то она должна считать её конфиденциальной, пока не согласовали иное;
? в договоре ставить самое важное поближе к началу, делать подсказки и, в целом, использовать инструменты управления вниманием;
? где возможно, прямо в тексте договора объяснять, почему важно, чтобы контрагент исполнил обязательство. Но не в формате: «В целях исполнения законодательства о банках и банковской деятельности…», а прямо — «мы требуем от вас этот документ, потому что потом отчитываемся перед ЦБ. Иначе нас лишат лицензии».

Договоры, написанные в таком формате, — большая совместная работа юристов и бизнеса. От юристов это дополнительно требует:

? глубоко знать бизнес-процессы;
? собирать данные по переговорам и исполнению договоров, чтобы выявлять узкие места, где контрагента нужно подталкивать;
? принять, что максимальный перенос рисков на контрагента — не единственный и не лучший инструмент управления рисками. Как минимум, потому что у контрагента не всегда есть реальная возможность нивелировать риск;
? хорошо знать рыночные условия по аналогичным договорам.

Здесь помогут идеи из теории подталкивания (nudge theory). Для первого погружения в тему рекомендуем книгу Ричарда Талера и Касса Санстейна «Nudge. Архитектура выбора». Там как раз о том, почему люди, искренне желая хорошего, могут принимать худшие решения, и как через внешние факторы влиять на поведение людей, чтобы они принимали лучшие решения.

Пробовали ли вы мотивировать контрагентов через другие приёмы, кроме угроз?

#НастоящийЛигалДизайн

0,01% в день, но не более 10%
«0,01% в день, но не более 10%» дежурно пишут почти в каждом договоре. Почему так пишут, понятно. Неустойкой пытаются стимулировать контрагента вовремя исполнять обязательства. Ещё так делают все. Если не делать как все, значит с договором что-то не так.

Никто никогда серьёзно не задумывался, работает ли такое условие на практике. В реальности для контрагента потеря 10% от цены может восприниматься как допустимая погрешность. Эти 10% нередко даже готовы сдать на переговорах в формате скидки. Поэтому такая неустойка вряд ли шокирует большинство и замотивирует уменьшать отставание от согласованных графиков. В таких случаях мотивируют другие вещи — репутация, желание продолжать сотрудничество и нежелание оказаться в суде.

Ради эксперимента попробуйте посчитать, во сколько нарушение с таким штрафом встанет контрагенту. Чтобы дотянуть до 10% кэпа нужно не исполнять обязательство примерно 3 года. В твёрдых цифрах выглядит ещё менее убедительно. Например, на миллион неисполненного обязательства приходится штраф в 100 RUB в день. Вполне допустимое удовольствие и нормальный способ кредитоваться под 3,65% годовых.

Примерно так в проектах Симплоера мы разбираем на запчасти буквально каждое положение. Если оно не проходит через фильтр, удаляем. И вам желаем не писать договоры по инерции.

#НастоящийЛигалДизайн

Юрдепартаменты должны учиться оптимизации процессов у бизнеса
Юридические команды часто начинают оптимизацию процессов с ложной предпосылки о том, что у юристов все проблемы с процессами уникальные и пока неизвестны науке. Отсюда команды делают вывод, который потом тормозит каждый проект. Вывод обычно такой: чтобы оптимизировать юридические процессы, нужно придумать специальный подход, который поможет разрабатывать специальные юридические решения.

На самом деле в оптимизации процессов юрдепартамента нет ничего нового — бизнес прошёл через ровно то же самое, только 10–20 лет назад (а кто-то 40).

Сама юридическая работа действительно уникальная, но её оптимизация — нет. У юридической оптимизации такие же цели, как и у оптимизации любого другого бизнес-процесса: экономия ресурсов, клиентоориентированность, прозрачность, точность. Это значит, что юристы при оптимизации решают штатные бизнес-проблемы — отсутствие стандартов, слабая формализация, лишние процедуры, сложная документация.

Это освобождающая мысль, потому что для юрдепартаментов это означает, что не нужно изобретать велосипеды и придумывать с нуля решения. Всё, что нужно, — наблюдать за бизнесом и перенимать у него лучшие практики.

Например, как и бизнес, не стесняться помощи консультантов, когда нужно быстро продумать, протестировать и внедрить решение в области, в которой у инхаус-команды нет серьёзного опыта и нужных компетенций — от операционной эффективности до разработки софта и дизайна.

#SimplawyerLegalOps

Как прийти к параллельному согласованию
Во многих компаниях используют последовательное согласование там, где оно вообще не нужно. Скорее всего, это осталось ещё со времён, когда по компании таскали лист согласований. С листом можно было реализовать только последовательное согласование, потому что передать лист сразу нескольким подразделениям было физически невозможно.

Уже давно все перешли на сэды, ERP и т. п., но сам процесс по-прежнему выстроен так, что один согласующий приступает к проверке только после того, как документ закончит смотреть другой.

Последовательное согласование:

❌ долгое — очередь согласования чаще всего ничем не оправдана, но пока одно подразделение ждёт другое, подписание необоснованно затягивается. В итоге иногда начинают работать без договора;

❌ дорогое — больше ресурсов (чаще всего юристов) уходит на сбор всех комментариев и правок из ворда, имейлов и сэда в финальный файл. (И, конечно, упущенная выгода от поздно подписанного договора.)

Многие юрдепартаменты сейчас задумываются о внедрении конструкторов и даже полноценных CLM-систем, кто-то уже внедрил. Но нет никакого смысла покупать дорогущий CLM, если в итоге в основе процесса остаётся неуклюжее последовательное согласование. Вы почувствуете небольшое ускорение за счёт автоматизации, но максимальный эффект (ради которого и тратите деньги) достигается только, когда в систему заложено параллельное согласование.

Двигаться к параллельному согласованию нужно и на уровне документов, и на уровне процессов:

? изначально сделать нормальную архитектуру документооборота и структуру типовых договоров — в идеальной ситуации каждый проверяющий работает только с одной частью и никогда не читает документ целиком, чтобы найти нужное положение;

? пересмотреть весь договорный процесс;

? постепенно мигрировать весь процесс согласования на одну платформу — где можно и вносить правки в режиме совместного редактирования, и обсуждать, и ставить согласования.

#SimplawyerLegalOps